バーチャルオフィスとは？サービスの特徴やメリット・デメリット

バーチャルオフィスとは、文字通り「仮想の事務所」のこと。具体的に言うと、住所のみを貸し出すサービスのことです。レンタルオフィスやシェアオフィスなどと混同されることもありますが、バーチャルオフィスには実際に業務を行うためのスペースはありません。

近年は自宅やカフェなどで働く方も増えていますが、事務所がないと仕事を行ううえで不便なことも多々あります。そこで注目を集めているのがバーチャルオフィスです。この記事では、バーチャルオフィスで利用できるサービスの特徴や、利用する前に知っておきたいメリット・デメリットについて紹介します。

バーチャルオフィスのサービス

バーチャルオフィスでは住所貸しのほかにも、ビジネスに欠かせないさまざまなサービスが提供されています。

郵便物の転送

ビジネスを続けていると、さまざまな郵便物や荷物が届きます。バーチャルオフィスを利用していれば当然その住所宛てに届きますが、遠方に住んでいる場合なかなか取りに行くことができないでしょう。

そこで郵便物や荷物を転送してくれるサービスがあります。料金の有無や転送の頻度についてはバーチャルオフィスごとに異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。なお、本人限定受取郵便や着払いの荷物、食品などは受け取れない規定になっていることがほとんどです。

電話番号の利用

バーチャルオフィスは住所だけでなく、固定電話の番号も借りることができます。かかってきた電話は、あらかじめ指定した番号に転送されるため安心です。

バーチャルオフィスによっては、電話対応の代行サービスを利用できるところもあります。不在着信になることなく、オペレーターが対応してくれるので、企業イメージの低下を防ぐことにもつながります。

会議室の利用

バーチャルオフィスには会議室が備わっている場合が多く、クライアントとの打ち合わせを行う際などに利用できて便利です。ただし、会議室の利用は予約制で、別途料金が必要なケースが多くなっています。収容人数や備品の有無なども含め、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

法人登記

バーチャルオフィスの住所は、法人登記に利用することが可能です。また、個人事業主の開業届にも使用できます。

バーチャルオフィスの中には、法人登記にかかる手続きを代行してくれるところもあります。ただし、法人登記の代行サービスは基本プランには含まれず、有料オプションとなっている場合が多いでしょう。

バーチャルオフィスのメリット

コストを削減できる

実際にオフィスを借りる場合、敷金礼金や保証金といった高額な初期費用がかかります。加えて、内装工事を行ったり、什器やさまざまな備品を購入したりする必要があるでしょう。

しかしバーチャルオフィスであれば、初期費用は入会金のみです。月額利用料も普通のオフィスの賃料に比べると圧倒的に安く、光熱費や通信費、人件費などもかからないため、ランニングコストも大幅に抑えることができます。

一等地の住所を利用できる

バーチャルオフィスは、一等地に建てられていることが多いです。一等地に会社の所在地があることは、クライアントからの信頼も得やすくなります。一等地に実際のオフィスを借りるには多額の資金が必要ですが、バーチャルオフィスなら低コストで一等地の住所を利用することができます。

また、地方に拠点を増やしたいという企業にも、バーチャルオフィスはおすすめです。バーチャルオフィスなら従業員を地方へ移住させたり、現地で雇ったりする手間もありません。

自宅以外の住所で法人登記できる

自宅住所を利用して法人登記した場合、その情報は公開されてしまうため、プライバシー保護の観点から非常にリスクが高いと言えます。マンションの規約で法人登記が認められていないケースも少なくありません。またブランド力という観点からも、自宅住所での登記は避けたほうがよいでしょう。

バーチャルオフィスのデメリット

他の企業と住所が重複する

クライアントが住所を検索した場合、同じ住所に複数の会社がヒットするなどして、バーチャルオフィスであることはすぐに知られてしまうでしょう。先述した通りバーチャルオフィスにはさまざまなメリットがあり、利用者も年々増加しています。

しかしながらクライアントによっては、他の企業と住所が重複するバーチャルオフィスに対してあまりよいイメージを持っていない場合もあるということは、あらかじめ念頭に置いておきましょう。

利用できない業種がある

バーチャルオフィスを利用すれば、費用をかけず簡単に事業を始めることができます。しかし、個別の専有スペースが必要などの理由で、バーチャルオフィスでの営業が認められない業種もあるため、注意が必要です。

具体的には、弁護士・税理士・司法書士、宅地建物取引業、有料職業紹介業、人材派遣業、廃棄物処理業、古物商、探偵業、風俗営業、金融商品取引業などの業種が挙げられます。

まとめ

ここまで、バーチャルオフィスのサービスやメリット・デメリットについて紹介してきました。オフィスを借りるコストを抑えたい方や、法人登記にあたって自宅の住所を公開することに抵抗のある方はぜひ、利用を検討してみるとよいでしょう。

和歌山市にある「SOUNE COWORKING」でも、バーチャルオフィスプランをご用意しています。和歌山市の中心地に位置しているため、和歌山へのビジネス展開にあたって拠点がほしいという方はぜひご活用ください。

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