フリーランスの経費はどこまで？個人事業主向け経費計上を解説！

フリーランスや個人事業主として活動する際、経費計上は経営の効率化に不可欠です。しかし、「どこまで経費にできるのか？」と迷う方も少なくありません。この記事では、経費の基礎知識から、日常のどこまでの費用を経費で計上できるのか、解説を行います。

フリーランスに必要な経費の基礎知識

経費とは？個人事業主が押さえておくべきポイント

経費とは、「事業を行う上で発生し、収益を得るために使用した費用」のことを指します。これには、仕事に直接関わる費用だけでなく、事業運営に必要な間接費も含まれます。

経費計上の基本として、事業に必要な費用を正しく理解し、適切に計上することが大切です。あまり杜撰な管理を行ったり、真偽が問われるような内容の確定申告を実施すると、「税務調査」の対象となる可能性があります。領収書等の書面は、そういった税務調査における際の経費計上の根拠となる重要な書類であり、「経費である根拠」として、適切な管理が求められます。

経費計上で得られるメリット

そもそも、経費計上を行う理由とはなんでしょうか。経費計上による大きなメリットとして、「税金が抑えられる」という点があります。基本的には、売上から経費を差し引いた金額に対して「所得税」がかかります。そのため事業の利益から必要経費を差し引くことで、確定申告における納税額を抑えることが可能になります。これは、フリーランスや個人事業主にとって大きなメリットです。

デメリットとしては、経費計上に伴い、それに係る事務処理が増加してしまうことです。またそもそも経費計上により利益が目減りするため、赤字決算になってしまい融資等への信用に影響する可能性もあります。インボイス制度の適用もあるため、領収書や書類の扱いには細心の注意が必要です。事業に係る支出とプライベートの支出、しっかりと区別した上で経費計上を行うようにしましょう。

落とせる経費の一覧

事業に関連する様々な費用が経費として計上できますが、フリーランスにとって主たる経費とはどのようなものがあるのでしょうか。前段でも説明した通り、経費になるかどうか迷った場合の判断は「事業を行う上で発生し、収益を得るために使用した費用」です。そのため、自分個人の支出や事業に関係のない支出は経費として認められません。

それでは、どういった費用がフリーランスにおける経費として処理できるのか、経費を帳簿に記載する際必要である「勘定科目」と共に、下記で説明します。

業務における経費とは

・家賃や水道光熱費

事務所を借りている場合、そちらの家賃や水道光熱費は経費として計上することが可能です。ただし、「事務所兼自宅」に住んでいる場合は後述する「家事按分」を行い、事業：それ以外の割合を決定する必要があります。また、持ち家の場合は減価償却費で計上できるケースもあり、家の件で発生する費用は経費として計算することができます。

・電車やタクシー代といった旅費交通費

取引先の営業所を訪問したり、コワーキングスペースや出張先への移動時に発生する費用は、「旅費交通費」として計上することができます。また出張中の飲食代や宿泊費、海外出張において係る費用についてもすべて旅費交通費として処理することが可能です。

・消耗品費

10万円未満であり、耐用年数が１年未満の物品については「消耗品費」として計上することが可能です。ペン・付箋・消しゴムなどの筆記用具や、ホワイトボードやデスクといった事務用品がこれに該当します。また、業務で使用するパソコンやスマートフォン等の器具備品についても、10万円を超えていなければ「消耗品費」で費用計上することができます。器具備品は10万円を超えると「固定資産税」として計上する必要があるので、購入する際はそういった基準がある旨、気を付けておきましょう。

・通信費

電話代やインターネット料金などの支払いについては、「通品費」として経費計上が可能です。もちろんプライベートで使用する部分は認められませんので、家事按分にて割合を決めて経費を決定する必要があるためご注意ください。

こんなものまで経費計上できる

・税金（一部）

事業に使用する土地建物に掛かる「固定資産税」や、契約書面等に係る「印紙税」、事業用として使っている自動車に掛かる「自動車税」「自動車取得税」。そういった一部の税金については、「租税公課」として経費計上することができます。税においては種類も多いため、事業で発生した税金や支払いについてはしっかりと経費計上できるかどうか確認するようにしましょう。

・慶弔に関わるお金

取引先やクライアントなど、事業関係各所への祝儀・香典といった慶弔金について、実は経費にすることが可能です。ただし領収書がでないケースがほとんどであるため、招待状や出金伝票などは残しておくようにしましょう。家族や友人・知人などの祝儀・香典においては、事業に関わっていない場合、経費として計上することはできません。

・書籍など新聞図書費

フリーランスの業務に繋がる書物や参考書、教材費についても「新聞図書費」として計上することができます。また、新聞図書という名前ではありますが紙媒体に限らず、電子書籍やデジタル新聞などの利用料金についても当該科目で計上することが可能です。会社の休憩室に備え付ける新聞・雑誌については「福利厚生費」となる可能性が高く、事業に関係する書物であることが「新聞図書費」の条件といえます。

・接待交際費

事業に関わる関係各所を招いた食事会における費用は、「接待交際費」として計上することができます。贈答やお歳暮・お中元も同じで、関係者に贈るのであれば接待交際費となるのが一般的な見解です。しかしながら接待交際費は不正も多いため監視の目が厳しく、いらぬ疑いをかけないようにお店の領収書や参加者人数・取引先名といった証憑をキッチリと残しておきましょう。

家事按分について

前項で説明した「家賃」や「水道光熱費」、「自動車税」等の経費については、プライベートで使用する生活費としての部分と、事業に関わる経費としての部分が重なり合っていることがよくあります。このように両方の側面を持つ経費を「生活費」と「費用」に区分けすることを「家事按分」といいます。按分を行う事で、事業に必要な部分だけを経費計上できます。

実は、按分の割合については厳密な決まりはありません。しかし「常識の範囲内」でなければ、税務署からの指摘を受ける場合もあります。税務署から指摘された際、自信をもって回答できるよう家事按分を行いましょう。

まとめ

いかがでしたか？フリーランスや個人事業主として、経費計上は事業運営の基本といえます。記事で紹介した経費の判断基準「事業を行う上で発生し、収益を得るために使用した費用」という基準をしっかり守って、経費計上の内容を確認し賢く税金対策を行いましょう。また不明点があれば、専門家に相談することも一つの手です。「正しい経費計上」を実施し、フリーランスにおける健全な事業運営に努めてみましょう。

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