バーチャルオフィスでありがちなトラブル事例とは
近年、シェアオフィスやコワーキングスペースと並んで注目を集めているバーチャルオフィス。フリーランスの方や起業を考えている方の中には、バーチャルオフィスの利用を視野に入れている方も多いのではないでしょうか。
バーチャルオフィスのメリットは、何と言ってもコストを抑えて住所を取得できることでしょう。しかし、バーチャルオフィスには、普通のオフィスにはないリスクやトラブルが存在します。
今回は、バーチャルオフィスでありがちなトラブル事例を紹介します。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、その名の通り「仮想のオフィス」です。レンタルオフィスやシェアオフィスとは違い、物理的なオフィスはなく、オフィスの住所を貸し出すサービスです。
そのため、物理的なオフィスを貸し出すレンタルオフィスやシェアオフィスと比べると、各段にコストが安く済みます。
バーチャルオフィスについては、下の記事でメリットやデメリットも含めて紹介していますので、まずバーチャルオフィスについて知りたいという方はご一読ください。
バーチャルオフィスにありがちなトラブル
1．住所トラブル
1つ目は「住所トラブル」です。バーチャルオフィスは、利用者に住所を貸し出すという性質上、以下のようなトラブルが発生する可能性があります。
- 取引先に怪しまれる可能性がある
- 同じ住所を使う他社の評判によって自社の評判が下がる可能性がある
バーチャルオフィスは、大抵の場合、1つの住所を複数の利用者で使うことになります。
そのため、住所などを検索すると、同じ住所に複数の企業が表示されることになりますいので、取引先から「ペーパーカンパニーとして犯罪などに使われているのでは？」とあらぬ疑いを持たれる可能性があります。
また、同じ住所を使う他社が、何か法的なトラブルを起こした場合、同じ住所を使う企業として、グルなのでは？と疑われる可能性もあります。
バーチャルオフィスを利用する際は、取引先には予め伝えておく、その住所で過去に犯罪などが起きていないか事前に調べておく、など対策をしてから利用するようにしましょう。
2．信用トラブル
2つ目は「信用トラブル」です。以下のようなトラブルが発生する可能性があります。
- 銀行から融資が受けられない
- 取引先からの信用を無くす
- 口コミなどで事実無根の情報を流布される可能性がある
これは、1で紹介した住所トラブルに通じる内容となりますが、バーチャルオフィスで貸し出している住所にて、過去、犯罪などに使われた痕跡がある場合、銀行の融資などが受けられない可能性があります。
また、良からぬことがあった住所を使っているという理由で、取引先から怪しまれたり、最悪取引を中止される恐れもあります。
その他にも、例えば、過去に犯罪のあった住所であれば、犯罪を起こした企業が名前を変えて、また、商売を始めたなどといった事実無根の情報を、ネット上に流布される可能性もあります。
ビジネスにおいて、「信用」は何よりも大切です。信用を落とす結果にならぬよう、利用するバーチャルオフィスや住所に関しては、事前に下調べするようにしましょう。
3．郵送物トラブル
3つ目は「郵送物トラブル」です。バーチャルオフィスの中には、利用者宛ての郵送物を転送してくれるサービスを展開しているところもあります。
一見、便利なサービスですが、以下のようなトラブルが潜んでいます。
- 支払い期限や返送期限に遅れてしまう
- 別の利用者に誤って転送されてしまう
- 企業名や受取人の名前が誤っており、郵送物が戻される
郵便物の転送サービスは、郵送物の受け渡しに、バーチャルオフィスを挟むことになりますので、どうしても利用者が受け取るまでにラグが発生します。そのため、支払い期限や返送期限に余裕がないと、転送までにその期限を超過してしまう可能性があります。
また、バーチャルオフィス側のミスなどにより、重要書類などが、別の利用者へ誤送される恐れもあります。
その他にも、郵送物の企業名や受取人の名前が誤っており、郵送物が戻されるなど、便利なサービスではありますが、人為的なミスによるトラブルが多く存在しています。
そのため、転送サービスを利用する場合は、各種期限の調整、重要書類はバーチャルオフィスへ直接受け取りに行くなど、対策をするようにしましょう。
4．接客トラブル
4つ目は「接客トラブル」です。バーチャルオフィスの中には、電話番号の貸し出しをしているところもあり、電話の取り次ぎをしてくれるサービスもあります。
その他、商談用のスペースや会議室の貸し出しサービスなど、実体のないオフィスを使う上で嬉しいサービスが多々存在しています。
しかし、これらの嬉しいサービスにも以下のようなトラブルが潜んでいます。
- 緊急の要件に対応する際、お客様の印象を悪くしてしまう
- 接客態度の問題で、お客様や取引先の印象を悪くしてしまう
電話の取り次ぎをしてくれるのは有難いですが、緊急の要件の際には注意が必要です。お客様から見れば電話口に出ているのは、その企業の人員であると認識されるでしょう。
そんな中、緊急の要件を取り次ぎに回されると、人によっては、たらい回しにされている、対応が遅いと思われてしまい、お客様の自社に対する印象が悪くなってしまう恐れがあります。
また、電話口での対応や、会議室貸し出しなどの際、受付や担当者の接客態度が悪ければ、お客様や取引先に悪い印象を持たれる可能性があります。
そのため、これらのサービスを利用する際は、まず、バーチャルオフィスの受付や担当者が不適切な対応をしていないか確認し、緊急用や重要な取引先などの電話は、自身が取ることのできる電話番号に設定するなど、対策をするようにしましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか。バーチャルオフィスは、コストを抑えて住所を取得できるため、起業したてや、フリーランスの方などには有難いサービスですが、普通のオフィスにはない、バーチャルオフィスならではのトラブルやリスクが潜んでいます。
中でも、貸し出される住所が、過去に犯罪などに使われていないか、確認することは、特に重要となりますので、バーチャルオフィスを利用する際は、必ず事前に確認するようにしましょう。
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