2024.01.07

失敗しないバーチャルオフィスの選び方を徹底解説！

バーチャルオフィスとは、物理的なオフィスに入居することなく、事業運営に必要な住所や電話番号を借りることができるサービスのことです。サービスを利用してみたいと考えているものの、その実態を詳しく知らず、どのバーチャルオフィスを選べばよいか分からないという方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、バーチャルオフィスを選ぶ際にチェックしたいポイントや注意点などについて解説します。

目次 [ひらく ▼]

バーチャルオフィスのメリット

失敗しないバーチャルオフィスの選び方について述べる前に、まずはバーチャルオフィスを利用するメリットについてご紹介しましょう。具体的には、以下のような点が挙げられます。

コストの削減

敷金・礼金、内装工事費、備品の購入といった初期費用や、水道光熱費などのランニングコストがかからないため、一般的な賃貸オフィスよりもリーズナブルに利用することができます。

プライバシーの保護

個人事業主であれば自宅住所で登記をすることができますが、セキュリティの観点から、自宅住所を公開したくないという人も多いでしょう。バーチャルオフィスを利用することで、プライバシーを守ることができます。

住所取得までのスピード

バーチャルオフィスは一般的なオフィスに比べて入居審査や契約がスムーズで、内装工事や引っ越しなども不要なため、迅速に住所を取得することができます。

バーチャルオフィスの利用におすすめの職種

バーチャルオフィスの利用は、WebデザイナーやエンジニアなどWeb関連の業種、ハンドメイド作家やクリエイターなど自宅で商品を制作してオンラインで販売をしている人、整体師やヨガインストラクターといった出張ビジネス関連の業種などにおすすめと言えます。

一方で、税理士・弁護士・司法書士・行政書士・有料職業紹介業・人材派遣業・宅地建物取引業・金融商品取引業・産業廃棄物収集運搬業など、開業や登録に事業所の要件がある業種では、バーチャルオフィスの利用が認められないため注意してください。

バーチャルオフィスを選ぶポイント

ここからは、バーチャルオフィスを選ぶ際にチェックするべきポイントや注意点などについてご紹介します。

料金

バーチャルオフィスの利用にかかるコストについては、毎月の賃料はもちろん、初期費用や更新料、解約金などトータルで考えることが大切です。また料金そのものだけでなく、サービス内容や設備などに見合った料金設定であるかも確認しておきましょう。

月額料金や初期費用が安かったとしても、サービス内容や設備が不十分だった場合、すぐに解約して別のバーチャルオフィスに移ることになるなど、余計なコストがかかってしまう可能性もあります。

サービス内容

バーチャルオフィスの基本的なサービスとしては、住所や電話番号の貸し出しのほか、郵便物の受け取りや転送、会議室の利用、法人登記などが挙げられます。

利用できるサービスはバーチャルオフィスごとに異なり、別料金のかかるオプションサービスとして用意されている場合もありますので、基本料金にどこまで含まれているのかを確認しておくとよいでしょう。

設備

バーチャルオフィスによっては、契約者が自由に利用できる会議室や応接室、ワークスペースなどを併設しているところもあります。

クライアントや取引先と定期的に会議や打ち合わせをする必要があったり、自宅以外に作業できる場を求めていたりする人は、そのようなスペースを用意しているバーチャルオフィスを選ぶとよいでしょう。

運営会社の信頼性

バーチャルオフィスを選ぶ際は、運営会社についても調べるようにしましょう。バーチャルオフィスの事業を始めたばかりで実績のない運営会社を選んでしまうと、最悪の場合事業が軌道に乗らず倒産してしまうといったリスクがあります。

入居審査の厳格性

バーチャルオフィスはそのサービスの特性上、犯罪に住所を悪用されるリスクがあります。厳格な本人確認や事業内容の審査を行っているバーチャルオフィスであれば問題ありませんが、万が一犯罪に利用された場合、そのバーチャルオフィスを使っていることが原因で犯罪行為やトラブルに巻き込まれるリスクも否定できないでしょう。

スタッフの対応

メールや電話に対するレスポンスの早さや、質問に対して丁寧に答えてくれるかどうかなど、スタッフ対応の良し悪しについても確認しておきましょう。特に来客時の受付対応の質は、会社の信用性にもかかわります。

またスタッフの顔が見えるバーチャルオフィスであればより安心です。悪徳業者の場合、わざわざ顔写真を公開したりしません。公式サイトやSNSに顔写真を掲載しているかどうかもチェックしてみましょう。

住所

会議室などのサービスを利用するのであれば、立地やアクセス性も重要です。また、バーチャルオフィスは他の会社と住所を共有することになるため、どのような会社が利用しているのかもチェックしておくとよいでしょう。

併せて、これまでに犯罪やトラブルが発生した形跡がないかどうかも確認してください。万が一過去に事件や事故があった住所では、クライアントの信頼を損ねてしまう可能性もあります。

バーチャルオフィスを利用する流れ

まずは、利用したいエリアのバーチャルオフィスを探しましょう。バーチャルオフィスは実際にその場所で作業をするわけではないため、必ずしも見学する必要はありませんが、会議室やワークスペースを利用したいと思っている人や、どのようなスタッフが運営しているのか確認したいという人は、ぜひ足を運んでみるとよいでしょう。

利用規約や契約内容などを確認したうえ、契約したいバーチャルオフィスを選んだら、必要書類を提出します。主な必要書類としては、申込書、商業登記簿謄本、印鑑証明書、身分証明書、事業計画書などが挙げられます。個人で申し込む場合と法人で申し込む場合では必要書類が異なりますので、あらかじめ確認しておきましょう。

その後入居審査が実施されます。審査が通ったら契約書を提出し、初期費用などの支払いを行います。一般的なオフィスと違って引っ越しなどは必要ないため、契約と同時に利用開始となります。